boekhouding

Wij hebben van de grote vakantie gebruik gemaakt om onze boekhouding op te stellen.
Wij hebben de eerste onkosten in april 2007 gemaakt. Dit houdt in dat wij al in het derde boekhoudkundig jaar zitten. Zo kunnen wij al een zekere evolutie bespreken.
Het eerster boekjaar (van april 2007 tot juni 2007) is verwaarloosbaar. Wij lieten ons toen leiden door plaatselijke mensen. Terecht want wij waren nieuw en wij moesten leergeld betalen. Maar al snel zagen wij dat zij verkeerd bezig waren. De leden van onze vereniging, YOCE, hebben veel geld gespendeerd dat niet rechtstreeks naar ons project ging.
Wij wezen hen er op dat zij meer dan 50% van het budget opsoupeerden aan verplaatsingen, vergadering, eten en drinken, papier.
Wij waren eind april tot begin augustus in België.
Na onze terugkomst vroegen zij of zij een enquête mochten houden om de noden en behoeften goed te kennen om zo een degelijk actieplan op te stellen. Mieke en vooral Johan heeft zich met hand en tand verzet maar Mieke vond dat wij hen een kans moesten geven. Theoretisch klopte hun verhaal wel maar of het efficiënt zou zijn daar waren wij niet van overtuigd. Tegen onze overtuiging in gaven wij toe, eerder voor de lieve vrede dan uit goed vinden.
Het heeft meer dan 300 euro gekost en het heeft zo goed als niets opgeleverd. Of misschien was de les die wij er uitgetrokken hebben veel meer dan 300 euro waard: zelf de touwtjes strak in handen nemen. Het is ook zo dat je in bepaalde situaties mensen bewust fouten onder controle moet laten begaan om uw medewerkers te kunnen overtuigen van hun ongelijk. Met de Malawiërs moesten wij ook meer geduld hebben. Uiteindelijk hebben wij er één nuttige werkkracht aan overgehouden en misschien kunnen wij later er nog één of twee recupereren. Zij stonden verbaasd hoe profijtig wij werkten. Op alles trachten wij te besparen dat niet rechtstreeks zijn nut had voor onze kinderen. Voor hen die al enige ervaringen hadden met werken voor een NGO, was dit totaal nieuw.
Sedertdien hebben wij heel efficiënt gewerkt. Sommige leden werden sporadisch aangesproken voor speciale opdrachten.
En nu zien wij dat voor het boekjaar 2008/2009 bijna 45 % rechtstreeks naar de kinderen gaat onder de vorm van voedsel (32%), kledij en speelgoed (10%) , en hygiënische verzorging (1%).
De lonen (10%) van de leerkrachten, de kokkinnen en de huishoudsters kunnen wij ook beschouwen als een rechtstreekse hulp voor de kinderen.
De gebouwen (18% gaat naar bouwmateriaal) worden ook opgetrokken voor de kinderen. Als wij dan nog de kosten voor het didactisch speelgoed erbij nemen dan kunnen wij zeggen dat meer dan 70% zo goed als rechtstreeks naar de kinderen gaat.
Transport (24%) is de zwaarste kost die niet rechtstreeks naar de kinderen gaat. Samen met de administratieve kosten is dat een kleine 30% procent.
Eens de bouw af zal zijn, zullen ook de transportkosten dalen .
Wat wel tot nadenken stemt is de verhouding van lonen van ons personeel (14 leden) tot de totale kosten, net geen 10 %. Wij betalen geen echte lonen, wij geven aan de 'vrijwilligers' een soort vergoeding.
En hier dachten onze leden van YOCE een belangrijke rol te kunnen spelen onder de vorm van een goed betaalde job. Maar wij hadden ons lesje geleerd en hebben gedacht dat wij zelf dit ook konden en zonder een (goed) salaris.
De metsers en de schrijnwerkers en andere helpers krijgen een volwaardig loon.
Administratie is tot 5% teruggebracht dat is werkelijk een minimum en dat zal zeker stijgen in de toekomst maar het is de bedoeling het zo laag mogelijk te houden.
Gezondheid scoort het laagst (1%) dat is een vingerwijzing dat wij daar toch meer aandacht moeten aan schenken. De preventie tegen tandbederf staat hoog op ons verlanglijstje maar wij weten niet zo goed hoe eraan te beginnen. Koop je voor ieder kind een tandenborstel, een tube tandpasta? Hou je die in school? Wie vind zijn/haar borstel terug? Meegeven naar huis is ook niet zo evident. Zijn er in Malawi tandenborstel speciaal voor kleuters?
Maar ook de dokter die met ons een contract afsloot heeft zich nog niet present gemeld. Wij hopen dat zijn consultatieruime af zal zijn na de vakantie.


Als wij de cijfers eens goed bekijken dan komen enkele feiten duidelijk naar voor: